المحور التعليمي

كيف تُكتب المخاطبات الرسمية

في اي مؤسسة او شركة او لجنة او مجموعة او مدرسة او جامعة او بلدية يتطلب الامر في كثير من الاحيان ان تقوم بتوجيه خطاب رسمي تشرح فيها طلبك او مظلمتك او اعتراضك او شكرك. تتعدد انواع المخاطبات الرسمية فمنها خطاب طلب وظيفة او خطاب تظلم او خطاب شراء او بيع او توريد او خطاب تذكير او خطاب دعوة شخصية لمناسبة ما او خطاب شكر كل انواع الخطابات هامة ولها دور اساسي في تسيير الاعمال او المعاملات المهمة ولذلك هناك بعض المعايير الواجب الالتزام بها من ناحية الشكل والمضمون للحصول على خطاب لائق وجدير بالاهتمام والرد.. ويتطلب كتابة الخطاب قدر كبير من المهارة والاحترافية والانضباط اللغوي حتى تزداد قيمة كل كلمة مكتوبة تساهم في تحقيق الغرض من الخطاب.

بعض القواعد الاساسية لكتابة الخطابات

مهما اختلفت أنواع الخطابات الرسمية وغير الرسمية فهناك عدة خطوات وشروط في كتابة الخطاب حتى يكون بشكل سليم وأكثر وضوحاً؛ فالخطاب الجيد يجب أن يحتوي على:
1. اليوم والتاريخ، ويكون أعلى الصفحة من جهة اليسار. (يمكنك ان تضع رقم مسلسل لخطابك لاعمال الارشفة والسكرتاريا).
2. المرسل إليه، ويتوسط الصفحة مع إضافة ألفاظ تليق بالمرسل إليه مثل، ( السيد/.. الموقر، الأستاذ مدير شركة..الدكتور الاخ سعادة الوزير .. المحترم) وغيرذلك من الألفاظ اللبقة.
3. التحية، وهي عبارة عن جملة بسيطة توضع أسفل اسم المرسل إليه وتكون تحمل دلالات منسقة بشكل لطيف. ويفضل استخدام تحية الاسلام في كل مخاطباتك وهي السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وتتبعها بكلمة وبعد؛
4. مقدمة بعد التحية، (العنوان) يعكس فيه فحوى الخطاب ويكتب بخط داكن وسميك وحجم خط اكبر من متن الخطاب ليكون بارزا وواضحا.
5. موضوع الخطاب ومتنه، يتضمن فيه الغرض المطلوب من كتابة الخطاب ويكون مقدراً حسب السبب ما بين سطرين إلى ثلاثة سطور ويترك فراغ بين الفقرة والأخرى مسافة تباعد قدرها 12 نقطة. يجب تجنب الحشو والاسترسال ومراعاة الاختزال قدر الإمكان عند استعراض موضوع الخطاب نظرًا لأهمية الوقت لكلا الطرفين، ولأنه لا توجد مناسبة للمجاملات أو الإطناب غير الضروري في الخطاب، لذلك يُنصَح دومًا بالدخول المباشر في الموضوع الرئيسي
6. خاتمة الخطاب، عبارة توديع المخاطب بعبارات مناسبة للتحية والاستهلال ويستوجب فيها الدعاء بدرجة من الرسمية المطلوبة، فإذا كان المخاطب (سعادة الدكتور) يكون الختام بـ (المخلص لكم، بكل وفاء) وتتناسب كل على حدى مع الجهة الموجهة إليها، أما مع الخطابات الشخصية غير الرسمية فتتناسب معه مصطلحات مغايرة مثل، (مع أطيب التمنيات لكم، خالص ودي، أحر تمنياتي، وفقنا الله واياكم، والله ولي التوفيق، والله من وراء القصد)، وتكون الخاتمة بعد سطرين من موضوع الخطاب، وتنتهي بالفاصلة.
7. معلومات شخصية، يذكر فيها مقدم الخطاب معلومات موجزة عنه للتواصل والرد على الخطاب الموجه. وتوقيعك والصفة الاعتبارية لك وختم بجوار التوقيع ان كان صادر عن جهة رسمية تمثلها.
8. تدرج قائمة اسفل التوقيع وبخط اصغر تحتوي على المرفقات التي ارفقتها مع خطابك مثل صورة عن او سيرتك الذتية فتشير لها حتى تلفت انتباه المرسل اليه ان هناك مرفقات متصلة مع خطابك
9. تجنب الاخطاء الاملائية فقد يضيق صدر المُرسل اليه ويهمل خطابك، ودقق كثير في اسمه فاي خطأ في الاسم يسبب عداء غير معلن بينك وبين المرسل له بدون قصد، وقد تحصل على رد قاسي بدون سبب معلن.
وبهذه الطرق البسيطة يكون الخطاب مستوفياً الشروط الكاملة في الكتابة ويكون واضحاً غير مبهم حتى لا يهمل الخطاب ويحصل على الرد من الجهة المرسل إليها.
لا تستغرب او تندهش اذا لم يصل رد على خطابك اذا فُقد احد هذه البنود التسعة… فما بالك لو فقدها جميعا……..

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق
إغلاق